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域，就是引導(dǎo)Word在文檔中自動插入文字、圖形、頁碼或其他信息的一組代碼。在一篇Word文檔的編寫修改過程中，有些內(nèi)容是需要不斷變更的，如頁碼、打印日期、目錄、總行數(shù)等，Word設(shè)置了域來實(shí)現(xiàn)這些自動化功能。

域有點(diǎn)像是一個Excel公式，我們平時看到的都是公式的運(yùn)算結(jié)果，即為域代碼的運(yùn)算結(jié)果。域代碼可以通過快捷鍵切換顯示。一個比較容易識別域的方法是，域都設(shè)有底紋，默認(rèn)底紋為單擊時顯示，若某段內(nèi)容單擊時出現(xiàn)灰色底紋，則該內(nèi)容就是域。

在頁眉和頁腳“設(shè)計(jì)”工具的按鈕中，設(shè)有插入頁碼、頁數(shù)、日期、時間等功能，事實(shí)上這些都是通過插入域來實(shí)現(xiàn)自動變更的。插入頁碼， 就是插入頁碼域｛ PAGE ｝ 、插入頁數(shù)對應(yīng)頁數(shù)域｛NUMPAGES｝、插入日期就是插入日期域｛DATE｝，插入時間就是插入時間域｛TIME｝。

1 什么是域

也許雖然一些不知道域是什么的用戶，卻在直接或間接地在使用它，例如在文檔中插入日期、頁碼，建立目錄和索引過程中，域會自動插入文檔，也許我們并沒有意識到該過程涉及域。以在文檔中插入“日期和時間”為例，如果選定了格式后單擊“確定”，將按選定格式插入系統(tǒng)的當(dāng)前日期和時間的文本，但不是域。如果在“日期和時間”對話框中選擇了“自動更新”，再按“確定”，如下圖所示：

則以選定格式插入了日期和時間域。雖然兩種操作后顯示的結(jié)果相同，但是文本是不會再發(fā)生變化的，而域是可以更新的，插入的日期和時間將會根據(jù)系統(tǒng)的日期時間自動更新。單擊日期時間域，可以看到域以灰色底紋突出顯示。

那么，什么是域，域在文檔中又起到什么作用呢？

Word是這樣描述域的：域是文檔中可能發(fā)生變化的數(shù)據(jù)或郵件合并文檔中套用信封、標(biāo)簽的占位符。可能發(fā)生變化的數(shù)據(jù)包括目錄、索引、頁碼、打印日期、儲存日期、編輯時間、作者、文件命名、文件大小、總字符數(shù)、總行數(shù)、總頁數(shù)等；在郵件合并文檔中為收信人單位、姓名、頭銜等（通過數(shù)據(jù)源連接）。

實(shí)際上可以這樣理解域，域就像是一段程序代碼，文檔中顯示的內(nèi)容是域代碼運(yùn)行的結(jié)果。例如，在文檔的頁腳位置插入了頁碼后，文檔會自動顯示每頁的頁碼。假設(shè)當(dāng)前位置在文檔第一頁，可以看到頁碼顯示為“1” ， 選中頁碼， 頁碼是帶有灰色底紋的， 按下“Shift”＋“F9”，頁碼顯示為“｛PAGE｝”，再按下“Shift”＋“F9”，頁碼又顯示為1。即，在文檔中插入的頁碼實(shí)際上是一個域，我們所看到的每頁頁碼，實(shí)際上是域代碼“｛PAGE｝”的運(yùn)行結(jié)果。“Shift”＋“F9”是顯示域代碼和域結(jié)果的切換開關(guān)。而上述插入的日期則可以顯示為：{DATE @ “M/d/yyyy”}

大多數(shù)域是可以更新的。當(dāng)域的信息源發(fā)生了改變，可以更新域讓它顯示最新信息，這可以讓文檔變?yōu)?strong>動態(tài)的信息容器，而不是內(nèi)容一直不變的靜止文檔。域可以被格式化，可以將字體、段落和其他格式應(yīng)用于域結(jié)果，使它融合在文檔中。域也可以被鎖定，斷開與信息源的鏈接并被轉(zhuǎn)換為不會改變的永久內(nèi)容，當(dāng)然也可以解除域鎖定。

通過域可以提高文檔的智能性，在無需人工干預(yù)的條件下自動完成任務(wù)，例如編排文檔頁碼并統(tǒng)計(jì)總頁數(shù)；按不同格式插入日期和時間并更新；通過鏈接與引用在活動文檔中插入其他文檔；自動編制目錄、關(guān)鍵詞索引、圖表目錄；實(shí)現(xiàn)郵件的自動合并與打?。粍?chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)格式分?jǐn)?shù)、為漢字加注拼音等。

2 域的構(gòu)成

域代碼一般由三部分組成：域名、域參數(shù)和域開關(guān)。域代碼包含在一對大括號“｛｝”中，我們將“｛｝”稱為域特征字符。特別要說明的是，域特征字符不能直接輸入，需要按下快捷鍵“Ctrl”＋“F9”。

例如，在文檔中按照上圖插入日期和時間的操作后，在文檔中將自動插入時間域，單擊文檔中顯示的日期，按下“Shift”＋“F9”鍵查看域代碼，可以看到日期內(nèi)容顯示為｛TIME@＂yyyy/M/d＂，大括號中的TIME是域名、@是域開關(guān)，“yyyy/M/d”是域開關(guān)的選項(xiàng)，表示顯示日期的格式。

域代碼的通用格式為：｛域名［域開關(guān)］［域參數(shù)］｝，其中在方括號中的部分是可選的。域代碼不區(qū)分英文大小寫。

2.1 域名

域名是域代碼的關(guān)鍵字，必選項(xiàng)。域名表示了域代碼的運(yùn)行內(nèi)容。Word提供了70多個域名，其他域名不能被Word識別，Word會嘗試將域名解釋為書簽。

例如，域代碼“{AUTHOR｝”，AUTHOR是域名，域結(jié)果是文檔作者的姓名。

2.2 域參數(shù)

域參數(shù)是對域名作進(jìn)一步的說明。

例如，域代碼“｛DOCPROPERTY Company*MERGEFORMAT｝”，域名是DOCPROPERTY，DOCPROPERTY域的作用是插入指定的26項(xiàng)文檔屬性中的一項(xiàng)，必須通過參數(shù)指定。代碼中的“Company”是DOCPROPERTY域的參數(shù)，指定文檔屬性中作者的單位。假設(shè)某文檔的屬性如下圖所示，則該域代碼的域結(jié)果顯示為“地球未名村集團(tuán)”。（office按鈕→準(zhǔn)備→屬性→高級屬性→摘要）

2.3 域開關(guān)

域開關(guān)是特殊的指令，在域中可引發(fā)特定的操作。域開關(guān)通?？梢宰屚粋€域出現(xiàn)不同的域結(jié)果。域通常有一個或多個可選的開關(guān)，開關(guān)與開關(guān)之間使用空格進(jìn)行分隔。

域開關(guān)和域參數(shù)的順序有時是有關(guān)系的，但并不總是這樣。一般開關(guān)對整個域的影響會優(yōu)先于任何參數(shù)。影響具體參數(shù)的開關(guān)通常會立即出現(xiàn)在它們影響的參數(shù)后面。

三種類型的普通開關(guān)可用于許多不同的域并影響域的顯示結(jié)果，它們分別是文本格式開關(guān)、數(shù)字格式開關(guān)和日期格式開關(guān)，這三種類型域開關(guān)使用的語法分別由“*”、“＃”和“@”開頭。

一些開關(guān)還可以組合起來使用，開關(guān)和開關(guān)之間用空格進(jìn)行分隔。例如，域代碼“｛AUTHOR*Upper｝”，“*Upper”是域開關(guān)，表示將域結(jié)果以大寫字母格式顯示。該域結(jié)果是用大寫字母顯示的文檔作者姓名，以上圖所示的文檔屬性而言，域結(jié)果為“LISA”。

2.4 域的分類

Word 2010提供了9大類共73個域。

2.4.1 編號

編號域用于在文檔中插入不同類型的編號：

2.4.2.等式和公式

等式和公式域用于執(zhí)行計(jì)算、操作字符、構(gòu)建等式和顯示符號，共有4個域：

word中插入的表格的簡單計(jì)算就是使用等式和公式域來完成的。

2.4.3.鏈接和引用

鏈接和引用域用于將外部文件與當(dāng)前文檔鏈接起來，或?qū)?dāng)前文檔的一部分與另一部分鏈接起來，共有11個域：

2.4.4.日期和時間

在“日期和時間”類別下有6個域：

2.4.5.索引和目錄

索引和目錄域用于創(chuàng)建和維護(hù)目錄、索引和引文目錄，共有7個域：

2.4.6.文檔信息

文檔信息域?qū)?yīng)于文件屬性的“摘要”選項(xiàng)卡上的內(nèi)容，共有14個域：

2.4.7.文檔自動化

大多數(shù)文檔自動化域用于構(gòu)建自動化的格式，該域可以執(zhí)行一些邏輯操作并允許用戶運(yùn)行宏、為打印機(jī)發(fā)送特殊指令轉(zhuǎn)到書簽。它提供6種域：

2.4.8.用戶信息

用戶信息域?qū)?yīng)于“選項(xiàng)”對話框中的“用戶信息”選項(xiàng)卡，有3個域：

2.4.9.郵件合并

郵件合并域用于在合并“郵件”對話框中選擇“開始郵件合并”后出現(xiàn)的文檔類型以構(gòu)建郵件。郵件合并”類別下包含14個域：

3 域的操作

域操作包括域的插入、編輯、刪除、更新、鎖定等。

3.1　插入域

有時，域會作為其他操作的一部分自動插入文檔，如前面談到的插入“頁碼”和插入“日期和時間”操作都能自動在文檔中插入Page域和Time域。如果明確要在文檔中插入一個域，可以通過“插入”選項(xiàng)卡，在“文本”組中單擊“文檔部件”→“域”，在“域”對話框中選擇需要插入的域。如果你對域代碼十分熟悉，也可以通過快捷鍵“Ctrl”＋“F9”產(chǎn)生域特征符后輸入域代碼。

3.1.1 菜單操作

光標(biāo)移到文檔尾部，在“插入”選項(xiàng)卡的“文本”組中單擊“文檔部件”→“域”，在“域”對話框請選擇域：“類別”下拉框中選擇“日期和時間”、域名選擇“Time”，選擇日期格式。我們觀察到日期格式中沒有年月日和時分秒同時顯示的格式，因此還必須重復(fù)一次上述操作，再插入一次以時分秒格式顯示的時間。

提示：在“域”對話框中單擊“域代碼”，會在對話框中右上角顯示域代碼和域代碼格式?？梢栽谟虼a編輯框更改域代碼，我們可以借助域代碼顯示來熟悉域代碼中域參數(shù)、域開關(guān)的用法。

3.1.2.鍵盤操作

光標(biāo)移到文檔尾部，按下“Ctrl”＋“F9”，在域特征符大括號中輸入TIME @ “yyyy ‘年’ M ‘月’ d ‘日’ h ‘時’ m ‘分’ s ‘秒'”，再按下“F9”鍵，可以看到域代碼顯示的結(jié)果。我們發(fā)現(xiàn)，如果對域代碼十分熟悉，運(yùn)用鍵盤操作更加靈活有效。

提示：鍵盤操作輸入域代碼后不直接顯示為域結(jié)果，必須更新域后才能顯示域結(jié)果。

3.2　編輯域

在文檔中插入域后，可以進(jìn)一步修改域代碼，也可以對域格式進(jìn)行設(shè)置。

3.2.1.顯示或隱藏域代碼

單擊“文件”→“選項(xiàng)”，打開“Word選項(xiàng)”對話框下“高級”選項(xiàng)卡?？梢钥吹絎ord默認(rèn)將“域底紋”設(shè)置為“選取時顯示”。這意味著當(dāng)文檔中包含域時，沒必要知道它，除非選取它并試圖修改時，底紋才顯示?！斑x取時顯示”選項(xiàng)在文檔美觀和獲取信息之間達(dá)到平衡，當(dāng)然也可以設(shè)置為“不顯示”或“始終顯示”域底紋。

“高級”選項(xiàng)卡還可以對“域代碼”是否顯示進(jìn)行設(shè)置。如果沒有選擇顯示域代碼，那么對域進(jìn)行更新后會立即顯示域結(jié)果。如果選擇顯示域代碼，會使所有的域都顯示為域代碼。

如果只想查看當(dāng)前域的域代碼，可以選擇域，通過快捷菜單“切換域代碼”或快捷鍵“Shift”＋“F9”，切換域的顯示為域代碼。

3.2.2.修改域代碼

修改域的設(shè)置或域代碼，可以在“域”對話框中操作，也可以直接在文檔的域代碼中進(jìn)行編輯。

（1）右擊域，單擊“編輯域”，打開“域”對話框，重新設(shè)置域。

（2）選擇域，切換域結(jié)果為域代碼，直接對域代碼進(jìn)行編輯。

3.2.3.設(shè)置域格式

域可以被格式化?？梢詫⒆煮w、段落和其他格式應(yīng)用于域，使它融合在文檔中。

在使用“域”對話框插入域時，許多域都有“更新時保留原有格式”選項(xiàng)，一旦選中，那么域代碼中自動加上“*MERGEFORMAT”域開關(guān)。這個開關(guān)會讓W(xué)ord保留任何已應(yīng)用于域的格式，以便在以后更新域時保持域的原有格式。

例：有一段文本“Inside every story ， there is abeautiful journey.”需要在文檔其他地方多次引用，怎樣操作使得引用的內(nèi)容永遠(yuǎn)保持與該文本內(nèi)容一致？

步驟1：將被引用的文本定義為書簽。選中文本“Inside everystory，there is a beautiful journey.”，在“插入”選項(xiàng)卡的“鏈接”組中單擊“書簽”，打開“書簽”對話框，設(shè)置書簽名為“adv”，單擊“添加”。

步驟2：在需要引用文本的地方，插入Ref域引用書簽的文字。在“插入”選項(xiàng)卡的“文本”組中單擊“文檔部件”→“域”，在“域”對話框請選擇域：“類別”下拉框中選擇“鏈接和引用”、域名選擇“Ref”、“adv”書簽名稱，選擇“更新時保留原有格式”。

域結(jié)果為： “Inside every story ， there is a beautiful journey.”

對應(yīng)的域代碼為：“｛REFadv*MERGEFORMAT｝”。

如果把域格式設(shè)置為斜體格式，而把書簽標(biāo)記的文本更改為粗體格式，那么，更新域后域結(jié)果為：“Inside every story，there isa beautiful journey.”，也就是說在更新時保留了域自己的格式。如果在插入Ref域時沒有選擇“更新時保留原有格式”，對應(yīng)的域代碼為“｛REF adv｝”，即少了“*MERGEFORMAT”域開關(guān)，那么，更新域后域結(jié)果為：“Inside every story，there is abeautiful journey.”，更新時域的格式?jīng)]有保留，與書簽的保持一致。

提示：域格式設(shè)置后，域代碼會自動加上“*MERGEFORMAT”域開關(guān)，如果不想更新時保留域自己的格式而與書簽格式保持一致，必須手動修改域代碼，刪除“* MERGEFORMAT”域開關(guān)。

3.2.4.刪除域

與刪除其他對象一樣刪除域。先選取要刪除的域，按“Delete”鍵或“Backspace”鍵。

3.3　更新域

顯示域結(jié)果。在域的數(shù)據(jù)源發(fā)生變化后也需要手動更新域后才能顯示最新的域結(jié)果。

3.3.1.打印時更新域

單擊“文件”→“選項(xiàng)”，打開“Word選項(xiàng)”對話框下“顯示”選項(xiàng)卡，選中“打印前更新域”復(fù)選框。這樣在文檔輸出時會自動更新文檔中所有的域結(jié)果。

3.3.2.手動更新域

選擇要更新的域或包含所有要更新域的文本塊，通過快捷菜單“更新域”或快捷鍵“F9”手動更新域。

提示：有時更新域后，域顯示為域代碼，必須切換域代碼后才可以看到更新后的域結(jié)果。

4　域的快捷鍵操作

域的快捷鍵操作都是含有“F9”或“F11”的組合鍵，運(yùn)用快捷鍵使域的操作更簡單、更快捷。域鍵盤快捷鍵和作用總覽見表3-10。

5 表格與公式

Word 2010的表格通過內(nèi)置的函數(shù)功能，并參照Excel的表格模式提供了強(qiáng)大的計(jì)算功能，可以幫助用戶完成常用的數(shù)學(xué)計(jì)算，包括加、減、乘、除以及求和、求平均值等常見運(yùn)算。

如果需運(yùn)算的內(nèi)容恰好位于最右側(cè)或是最底部，可以通過簡單函數(shù)完成運(yùn)算。

Word是以域的形式將結(jié)果插入選定單元格進(jìn)行計(jì)算的。

例：求總分和平均分。

操作步驟如下。

步驟1：將光標(biāo)置于要放置求和結(jié)果的單元格中。

步驟2：單擊“布局”選項(xiàng)卡下的“數(shù)據(jù)”組中的“公式”按鈕，打開“公式”對話框。

步驟3：選定的單元格位于一列數(shù)值的最右邊，直接采用公式＝SUM（LEFT）即可。公式中括號內(nèi)的參數(shù)包括4個，分別是左側(cè)（LEFT）、右側(cè)（RIGHT）、上面（ABOVE）和下面（BELOW），可以根據(jù)不同情況進(jìn)行選擇。在“編號格式”框中選擇數(shù)字的格式，如要以兩位小數(shù)顯示數(shù)據(jù)，請選擇“0.00”。

注意： 如果單元格中顯示的是大括號和代碼（ 例如｛ ＝SUM（LEFT）｝）而不是實(shí)際的求和結(jié)果，則表明Word正在顯示域代碼。要顯示域代碼的計(jì)算結(jié)果，請按“Shift”＋“F9”組合鍵切換。

如果該行或列中含有空單元格，則Word將不對這一整行或整列進(jìn)行累加。要對整行或整列求和，請?jiān)诿總€空單元格中輸入零值。在很多情況下要參加計(jì)算的數(shù)據(jù)并不都是連續(xù)排列在某一行（或列）中，這時進(jìn)行運(yùn)算就需要進(jìn)行單元格的引用。在表格中執(zhí)行計(jì)算時，可用A1、A2、B1、B2的形式引用表格單元格，其中字母表示“列”，數(shù)字表示“行”，方式與Excel相同。

需注意的是，Word是以域的形式將結(jié)果插入選定單元格的。如果更改了引用單元格中的值，請選定該域，然后按“F9”鍵，即可更新計(jì)算結(jié)果。

Word表格的計(jì)算只是一些簡單的計(jì)算，可以考慮使用Excel來執(zhí)行復(fù)雜的計(jì)算。

6 常用域與應(yīng)用

Word 2010支持的域多達(dá)73個，以下結(jié)合一些應(yīng)用實(shí)例介紹部分常用域的應(yīng)用。

【例1】　

在論文的最后一段自動提取文檔相關(guān)信息并進(jìn)行描述。內(nèi)容如下：

本文由***撰寫，文件名為***，共計(jì)***字***頁。

提示： 在這個例子中， 4 處文檔信息依次可以通過Author 、Filename、Num Words和Num Pages域結(jié)果實(shí)現(xiàn)。

操作方法：先在文檔中輸入“本文由｛Author｝撰寫，文件名為｛Filename｝，共計(jì)｛Num Words｝字｛Num Pages｝頁。”，再選中這段文字，按“F9”。

提示：通過“域”對話框可以選擇這些文檔信息域的顯示格式。

【例2】　

為某文檔正文中的所有實(shí)例編制目錄。

文檔任何位置可以插入可被Word收集為目錄的文字，輔助制作目錄內(nèi)容。

操作方法。

步驟1：將光標(biāo)定位于要列入目錄第一個應(yīng)用實(shí)例內(nèi)容前，在“插入”選項(xiàng)卡的“文本”組中單擊“文檔部件”→“域”，在“域”對話框請選擇域：“類別”下拉框中選擇“索引和目錄”、域名選擇“TC”、文字項(xiàng)輸入“應(yīng)用實(shí)例1”；再依此操作將光標(biāo)分別定位于要列入目錄的第二個、第三個……和最后一個應(yīng)用實(shí)例內(nèi)容前，通過插入TC域逐個標(biāo)記目錄項(xiàng)。

步驟2：將光標(biāo)定位在要建立實(shí)例目錄的位置，在“插入”選項(xiàng)卡的“文本”組中單擊“文檔部件”→“域”，在“域”對話框請選擇域：“類別”下拉框中選擇“索引和目錄”、域名選擇“TOC”域名，單擊“目錄”按鈕。在打開的“目錄”對話框中單擊“選項(xiàng)”按鈕，對目錄選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置只選中“目錄項(xiàng)域”，單擊“確定”按鈕。插入TOC域完成后，域結(jié)果顯示為以標(biāo)記目錄項(xiàng)編制的目錄。即可建立目錄。

提示：TC域會被格式化為隱藏文字，而且不會在文檔中顯示域結(jié)果。如果要查看TC域，單擊“開始”選項(xiàng)卡“段落”組中的“顯示/隱藏”按鈕。

【例3】

設(shè)置文檔的奇偶頁眉，奇數(shù)頁眉內(nèi)容為文檔所在的章標(biāo)題內(nèi)容、偶數(shù)頁眉設(shè)置為節(jié)標(biāo)題內(nèi)容（假設(shè)已將章標(biāo)題樣式設(shè)置為“標(biāo)題1”、節(jié)標(biāo)題樣式設(shè)置為“標(biāo)題2”）。

提示：本例中將用到Style Ref域，用于插入具有指定樣式的文本。將Style Ref域插入頁眉或頁腳，則每頁都顯示出當(dāng)前頁上具有指定樣式的第一處或最后一處文本。

操作方法。

步驟1：光標(biāo)定位到奇數(shù)頁眉。在“插入”選項(xiàng)卡的“頁眉和頁腳”組中單擊“頁眉”→“編輯頁眉”。

步驟2：插入Style Ref域。在“插入”選項(xiàng)卡的“文本”組中單擊“文檔部件”→“域”，在“域”對話框請選擇域：“類別”下拉框中選擇“鏈接和引用”、域名選擇“Style Ref”、樣式名選擇“標(biāo)題1”。頁眉中域結(jié)果為本頁中第一個具有“標(biāo)題1”樣式的文本，這樣所有奇數(shù)頁的頁眉都自動提取顯示當(dāng)前章標(biāo)題內(nèi)容。

步驟3：將光標(biāo)移到偶數(shù)頁頁眉上，重復(fù)一次步驟2的操作，樣式名選擇“標(biāo)題2”。

步驟4：單擊“頁眉和頁腳工具”選項(xiàng)卡下的“關(guān)閉頁眉和頁腳”，退出頁眉編輯。

提示：Style Ref域僅提取指定樣式的文字，如果章或節(jié)的編號是自動編號，那么章或的編號不會被提取出來。這種情況下，可以插入兩個Style Ref域?qū)崿F(xiàn)，一個提取該樣式節(jié)段落編號，插入Style Ref域時域選中“插入段落編號”復(fù)選框，再操作一次，插入Style Ref域提取該樣式的文字。

【例4】　

根據(jù)數(shù)據(jù)源完成“活動通知”文檔。

本例運(yùn)用MERGEFIELD域。MERGEFIELD域是特殊的Word域，與數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)域?qū)?yīng)。先要創(chuàng)建主文檔并使之與數(shù)據(jù)源關(guān)聯(lián)，然后在主文檔中插入MERGEFIELD域與數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)域?qū)?yīng)。在郵件合并主文檔中將數(shù)據(jù)域名顯示在“枟枠”形的合并字符之中。當(dāng)主文檔與所選數(shù)據(jù)源合并后，MERGEFIELD域結(jié)果為指定數(shù)據(jù)域的信息。

操作方法如下。

步驟1：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源可以是Access數(shù)據(jù)庫、Excel文件、Word 文檔等多種格式。以下以Excel文件為例， “ 課題組活動安排.xlsx”記錄了課題組相關(guān)信息，將作為活動通知主文檔的數(shù)據(jù)源。

姓名

稱謂

安排

周伯通

教授

主掛會議

黃鶯

老師

擔(dān)任會議記錄

郭靖

副教授

做項(xiàng)目需求分析報(bào)告

楊過

工程師

做數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)報(bào)告

張三

同學(xué)

參與項(xiàng)目討論

李三

同學(xué)

參與項(xiàng)目討論

步驟2：創(chuàng)建主文檔。設(shè)計(jì)活動通知的內(nèi)容的樣式，并預(yù)留與被通知人有關(guān)信息的占位符。

【姓名】【稱謂】：

茲定于2021年2月10日下午在實(shí)驗(yàn)樓3-N317舉行“農(nóng)產(chǎn)品安全認(rèn)證與追溯系統(tǒng)”項(xiàng)目研討會。請您準(zhǔn)時出席并【安排】。

NAZ課題組

2012年2月6日

步驟3：主文檔與數(shù)據(jù)源關(guān)聯(lián)。打開“郵件”選項(xiàng)卡，在“開始郵件合并”組單擊“選擇收件人”→“使用現(xiàn)有列表”，在“選取數(shù)據(jù)源”對話框中選擇“課題組活動安排.xlsx”文件。接著在“選擇表格”對話框中選擇數(shù)據(jù)所在的工作表。（注意一個word文檔一個excel工作簿只能是一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系）

步驟4：在主文檔中依次插入MERGEFIELD域。先選擇主文檔中的“【姓名】”，打開“郵件”選項(xiàng)卡，在“編寫和插入域”組中單擊郵件合并工具欄的“插入合并域”→“姓名”，將“姓名”數(shù)據(jù)域插入并替代主文檔中的【姓名】占位符。

重復(fù)以上操作，依次將“稱謂”和“安排”數(shù)據(jù)域分別插入并替代主文檔中的【稱謂】和【安排】占位符。

步驟5：預(yù)覽結(jié)果。打開“郵件”選項(xiàng)卡，在“預(yù)覽結(jié)果”組中先單擊“預(yù)覽結(jié)果”，再單擊查看記錄按鈕，MERGEFIELD域?qū)@示各記錄對應(yīng)數(shù)據(jù)域的數(shù)據(jù)。

步驟6：合并到Word文檔。主文檔并不是最終的通知書文檔，對預(yù)覽結(jié)果滿意后，可以合并生成通知書文檔。打開“郵件”選項(xiàng)卡，在“完成”組中單擊“完成并合并”→“編輯單個文檔”，在“合并到新文檔”對話框中選擇要合并的記錄范圍后單擊“確定”，合并后的文檔包含對所有合并記錄所建立通知。將合并后的文檔保存為活動通知文檔。

【例5】

畢業(yè)論文進(jìn)行了預(yù)答辯，根據(jù)答辯成績，班主任要為每個學(xué)生發(fā)送一封電子郵件反饋預(yù)答辯結(jié)果。對于預(yù)答辯成績在60分以下的將判定為不合格，要求學(xué)生必須根據(jù)答辯時提出的意見進(jìn)行整改；其他學(xué)生則要求盡快完善論文格式，按指定時間進(jìn)行正式答辯。學(xué)生的答辯成績已記錄在“預(yù)答辯成績.xlsx”文件的Sheet1工作表中。

姓名

預(yù)答辯成績

email

張三

80

za@163.com

李四

70

ls@164.com

王五

50

ww@165.com

趙六

85

zl@166.com

錢七

40

qq@167.com

孫八

90

sb@168.com

本例除了要運(yùn)用MERGEFIELD域外，還要用到If域進(jìn)行文件合并。If域會根據(jù)數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)比較結(jié)果在郵件合并時填入不同的內(nèi)容。操作方法如下。

步驟1：準(zhǔn)備郵件的主文檔。

【姓名】，你好！

本次畢業(yè)設(shè)計(jì)預(yù)答辯你的成績?yōu)椤驹u定結(jié)果】，【反饋意見】

班主任 周到

2021年10月12日

步驟2：參照【例4】步驟3將主文檔與數(shù)據(jù)源“預(yù)答辯成績.xlsx”文件的Sheet1工作表關(guān)聯(lián)。

步驟3：參照【例4】步驟4在主文檔中插入MERGEFIELD域，將“姓名”和“預(yù)答辯成績”數(shù)據(jù)域分別插入并替代主文檔中的【姓名】和【評定結(jié)果】占位符。

在主文檔中【反饋意見】占位符處插入If域，選擇主文檔中的“【反饋意見】”，打開“郵件”選項(xiàng)卡，在“編寫和插入域”組中單擊郵件合并工具欄的“規(guī)則”→“如果…那么…否則”，打開“插入Word域：IF”對話框，根據(jù)預(yù)答辯成績填寫答辯意見。

按“Ctrl”＋“A”全選，再按“Shift”＋“F9”切換域代碼，可以看到插入MERGEFIELD域和IF域后的主文檔。

步驟4：預(yù)覽結(jié)果。參照【例4】步驟5。

步驟5：合并到電子郵件。打開“郵件”選項(xiàng)卡，在“完成”組中單擊“完成并合并”→“發(fā)送電子郵件”，在“合并到電子郵件”對話框的郵件選項(xiàng)下：“收件人”選擇“email”MERGEFIEL域，在“主題行”文本框中輸入郵件主題，在發(fā)送記錄下：選擇要合并的記錄范圍，單擊“確定”按鈕。如果計(jì)算機(jī)上安裝了郵件收發(fā)軟件如Outlook，單擊“確定”后將自動為往每個組員的郵箱上發(fā)送各自的預(yù)答辯反饋意見。

ref

吳郷《辦公軟件高級應(yīng)用(Office 2010)》

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