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單位回復(fù)函首先要寫(xiě)出回復(fù)函的標(biāo)題，要寫(xiě)成“關(guān)于某某的回函”，然后再寫(xiě)上主送機(jī)關(guān)，寫(xiě)完主送機(jī)關(guān)后，再寫(xiě)出原由以及函告的事項(xiàng)，最后在回復(fù)函的結(jié)尾處寫(xiě)上結(jié)語(yǔ)，然后落款即可。

所謂的回復(fù)函是機(jī)關(guān)、單位為答復(fù)來(lái)函一方面商洽、詢(xún)問(wèn)或聯(lián)系事宜而使用的一種公文，既可用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)單位的答復(fù)之用，也可用于平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的答復(fù)。復(fù)函如屬上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)所要求事項(xiàng)的答復(fù)，同時(shí)具有某種批復(fù)、批示的性質(zhì)。