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公函在日常生活中的使用范圍很廣。一般情況下，它是“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)示批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”的公文。函是平行文,具體來(lái)說(shuō),它適用范圍包括三個(gè)方面:第一,平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)單位之間的商洽性、詢(xún)問(wèn)性和答復(fù)性公務(wù)聯(lián)系;第二,向無(wú)隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng);第三業(yè)務(wù)主管部門(mén)答復(fù)或?qū)徟鸁o(wú)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)請(qǐng)示批準(zhǔn)的事項(xiàng)。

其特點(diǎn)是①使用范圍廣泛。凡不相隸屬單位之間、平級(jí)的黨政機(jī)關(guān)之間、政府及其部門(mén)與同級(jí)的軍事機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體及其部門(mén)之間均可以使用函,它不受部門(mén)、行業(yè)、地域的限制。②實(shí)用性強(qiáng)。函不需要在原則、意義上進(jìn)行過(guò)多的闡述,不重務(wù)虛而重務(wù)實(shí)。③短小精悍。函一般較為短小,內(nèi)容單一,語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明快。有的函只有三言?xún)烧Z(yǔ)。④用語(yǔ)謙敬。函主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,體現(xiàn)著雙方平等溝通的關(guān)系,因而在行文姿態(tài)、措辭、口氣等方面都要謙虛有禮,要體現(xiàn)平等性、誠(chéng)懇性和溝通的特點(diǎn)。

按實(shí)際功用需要,公函大致有六類(lèi)：商洽類(lèi)、詢(xún)問(wèn)函、答復(fù)函、請(qǐng)批函、審批函、知照函。

按行文方向，函可以分為去西和復(fù)函。

按文面規(guī)格,函可以分為公函和便函。

公函的基本格式通常由“標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款”組成。

標(biāo)題

如果是公函必須寫(xiě)標(biāo)題,如果是便函,可以不寫(xiě)標(biāo)題。公函的標(biāo)題主要有兩種

1.發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

2.事由+文種

主送機(jī)關(guān)

為需要商洽工作、詢(xún)問(wèn)情況或答復(fù)問(wèn)題的有關(guān)機(jī)關(guān)。

正文

1.去函的正文部分,由“緣由十事項(xiàng)+結(jié)束語(yǔ)”組成。

(1)正文開(kāi)頭,一般先寫(xiě)商洽、請(qǐng)求、詢(xún)問(wèn)或告知事項(xiàng)的依據(jù)、背景、緣由等。

(2)事項(xiàng)。這部分是主體部分,應(yīng)采用敘述和說(shuō)明的寫(xiě)法,既要簡(jiǎn)明扼要,又要交代清楚,要求可多可少,如果事項(xiàng)很簡(jiǎn)單,可同緣由寫(xiě)在一起;如果事項(xiàng)比較復(fù)雜,或要求較多,需要分條列項(xiàng)來(lái)寫(xiě),不論是哪一種內(nèi)容,對(duì)哪一級(jí),都要求語(yǔ)言謙和。

(3)結(jié)束語(yǔ)。結(jié)束語(yǔ)是向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ蛘?qǐng)求,或希望對(duì)方給予支持和幫助,或希望對(duì)方給予合作,或請(qǐng)求對(duì)方提供情況,或請(qǐng)求對(duì)方給予批準(zhǔn)等,一般多用“特此函達(dá)”、“特此函告”、“特此函商”、“請(qǐng)審批”、“請(qǐng)予批準(zhǔn)”等,請(qǐng)對(duì)方回復(fù),則要明確提出“請(qǐng)函復(fù)”、“盼復(fù)”、“妥否,請(qǐng)函復(fù)”、“望早日函復(fù)”、“請(qǐng)盡快函復(fù)”之類(lèi)的結(jié)語(yǔ)。

2.復(fù)函的正文部分。由“引語(yǔ)+答復(fù)意見(jiàn)+結(jié)束語(yǔ)”組成。

(1)引語(yǔ)。引語(yǔ)就是引述來(lái)函標(biāo)題即來(lái)函文號(hào)。

(2)答復(fù)意見(jiàn)。即針對(duì)來(lái)函所提出的商洽、詢(xún)問(wèn)或請(qǐng)求等問(wèn)題予以答復(fù),即表示同意或不同意,不同意是什么原因,或應(yīng)該怎么辦,不應(yīng)該怎么辦,或?qū)υ?xún)問(wèn)的問(wèn)題做出說(shuō)明等。

(3)結(jié)束語(yǔ)。復(fù)函的結(jié)束語(yǔ),常用“特此函復(fù)”、“此復(fù)”、“專(zhuān)此函復(fù)”等。

(四)落款

落款,由“發(fā)文單位(部門(mén))名稱(chēng)+發(fā)文時(shí)間”組成

公函的寫(xiě)作要求

1.要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山,直敘其事。

2.要措辭得體,平等待人。

3.要及時(shí)發(fā)函,及時(shí)復(fù)函。