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1、首部。重要包含標題、主送機關(guān)兩個內(nèi)容。

（1）標題。公函的標題一般有兩種情勢。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

（2）主送機關(guān)。即受文并辦理來函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

2、正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

（1）開頭。重要闡明發(fā)函的緣由。一般請求概括交代發(fā)函的目標、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題闡明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以闡明發(fā)文的緣由。

（2）主體。這是函的核心內(nèi)容部分，重要闡明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門懇求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫明確。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項的針對性和明確性。

適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項?！?/p>

3、公文函適用范圍主要包括四個方面:（1）平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系，往來。（2）向無隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請求批準有關(guān)事項。（3）業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)審批無上下級隸屬關(guān)系的機關(guān)請求批準的事項。（4）機關(guān)單位對個人的事務(wù)聯(lián)系，如復(fù)群眾來信等。