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1、對(duì)那些經(jīng)常需要把文檔發(fā)送給合作伙伴或者是出差人員的企業(yè)來說，如果把文檔發(fā)給外部單位之后，就放任不管，必然有造成重大機(jī)密泄露的風(fēng)險(xiǎn)。為了防范文檔外發(fā)之后造成泄密的風(fēng)險(xiǎn)，采用文檔外發(fā)管理系統(tǒng)是目前最有效的數(shù)據(jù)安全。

2、目前這種文檔外發(fā)管理軟件產(chǎn)品比較多。通文檔外發(fā)管理系統(tǒng)是比較出色的一種。通文檔外發(fā)管理系統(tǒng)是針對(duì)客戶的重要信息或核心資料外發(fā)安全需求設(shè)計(jì)的一款外發(fā)安全管理解決方案。當(dāng)客戶要將重要文檔外發(fā)給客戶的出差人員、合作伙伴或客戶時(shí)，應(yīng)用文檔外發(fā)管理程序打包生成外發(fā)文件發(fā)出。當(dāng)外發(fā)文件打開時(shí)，需通過用戶身份認(rèn)證，方可閱讀文件。同時(shí)，外發(fā)文件可以限定接收者的閱讀次數(shù)和使用時(shí)間等細(xì)粒度權(quán)限，從而有效防止了客戶重要信息被非法擴(kuò)散。